Règlement intérieure

 Règlement intérieur

 

Approuvé par l'assemblée générale ordinaire du 17 avril 2011

 TITRE I: ADMINISTRATION DE L’AMICALE

 Article 1: Dénomination et siège social de l’amicale

Le siège social de l’Amicale des Elèves, Etudiants et Stagiaires Guinéens au Sénégal est situé à Dakar. Les réunions ont lieu dans un lieu retenu par le Président.

 Article 2: Objet du règlement intérieur

Le présent règlement est établi conformément à l’article 16 des statuts. Il détermine les conditions d’application des statuts.

Article 3: Cotisations

Les cotisations sont recouvrables, mensuellement, à l’issue de la réunion.

Cotisation mensuelle: pour les membres du bureau.

Cotisations spéciales: réservées aux membres si besoin se manifeste.

Les montants respectifs figurent à l’annexe 1.

Le règlement de la cotisation se fait en numéraire. Son prix est fixe, quelque soit la situation économique.

 Article 4: Informations à l’adhésion, carte de membre

L’amicale met à la disposition des membres, dans ses locaux et sur son site internet :

Ø  un exemplaire des statuts ;

Ø   un exemplaire du règlement intérieur ;

A la confirmation du paiement du prix de la carte, l’amicale remet une carte de membre.

 Article 5: Date d’effet de l’adhésion

L’adhésion prend effet dès le règlement du prix de la carte. Elle est valable pour toute l’année quel que soit le moment d’adhésion durant l’année.

 Article 6: Président d’honneur

Un ancien président de l’amicale prend le titre de président d’honneur.

L’amicale peut avoir en son sein plusieurs présidents d’honneur.

 Article 7: l’année d’activités

L’année d’activités s’étend du 1er Janvier au 31 Décembre de l’année civile.

 Article 8: Exercice comptable

L’exercice comptable s’étend du 1er Janvier au 31 Décembre. Un bilan à mi-chemin est établi avant le 30 Juin devant la commission de surveillance.

 Article 9: Conseil d’administration

Ordre du jour:

L’ordre du jour doit être porté à la connaissance des membres du bureau au moins 24h avant la date de la réunion.

Dépense:

La dépense maximale pouvant être engagée par le président sans l’aval des membres du bureau figure à l’annexe 1 du présent règlement.

 

Article 10: Les cercles de réflexion

Les cercles de réflexion s’occupent uniquement de réflexion et de proposition de solutions dans un document selon le sujet qui leur a été soumis. En aucun cas, ils ont un thème administratif ou financier : ce rôle étant réservé au bureau.

La liste des cercles de réflexion et de leur animateur est actualisée chaque année par le bureau.

 Article 11: Moyens de communication de l’amicale

L’amicale dispose de plusieurs moyens de communication entre les membres et avec le public.

1) Courrier

Ce mode de diffusion de l’information est celui utilisé obligatoirement pour les convocations aux assemblées générales ordinaires et extraordinaires. Il est adressé au Président de l’antenne.

2) Liste de diffusion de mails et de SMS

Il existe une liste de diffusion de mails groupés, adressés aux membres par la commission de communication et à l’information à travers l’e-mail de l’amicale. Il existe en outre une liste de diffusion des messages (SMS) également adressés aux membres par la même commission.

3) Site internet

L’amicale bénéficie d’un site internet, consultable tant par les membres que par le grand public.

L’adresse du site est : définie en annexe 2

La gestion des fonctionnalités de ce site est assurée par un administrateur du site, missionné par la commission de communication et à l’information. Celui-ci travaille sous l’autorité de ladite commission.

Un comité de rédaction, mis en place par la commission de communication et à l’information, est chargé de l’intégration des articles sur le site et de la mise à jour du site.

Le ou les rédacteur(s) et l’administrateur du site sont, de préférence, des personnes différentes.

Les codes, identifiants et moyens d’administration du site sont connus de l’administrateur et du Président de la commission. Ces moyens doivent être transférables à n’importe quel nouvel administrateur.

Du fait de l’accès public au site, un soin particulier est porté sur le contenu. L’internaute y trouvera notamment :

Ø  des informations sur les activités de l’amicale: les programmes d’activités et autres activités, annonce des soirées, comptes-rendus des activités, des rapports de mission, moyens de contacter l’amicale…

Ø  des informations sur la structure de l’amicale: noms, photo briefing sur les membres du bureau, statuts mis à jour, règlement intérieur, ses annexes et ses mises à jour, des cercles de réflexion, comptes-rendus des réunions générales (Bureau fédéral plus bureaux fédérés), procès verbaux d’assemblée générale,

Ø  des informations sur les matériels de l’amicale, les équipements, leur localisation.

Ø  des rubriques spécifiques à certains sujets liés à l’éducation.

Ø  des liens vers des sites ou d’autres rubriques en rapport avec l’objet de l’amicale: conventions, manifestations, partenariats, sites web des partenaires (avec leur accord), sites d’universités…

TITRE II: LES ACTIVITES ET LES ANIMATIONS

 Article 12: Activités proposées aux membres de l’amicale

Le programme d’activités de l’amicale est établi par le bureau. Il est publié sur le site internet et diffusé aux membres par l’intermédiaire de la liste de diffusion de mails. Il est disponible au siège social de l’amicale.

Les membres de l’amicale peuvent assister à toutes les activités organisées par l’amicale.

Article 13: Activités proposées aux personnes extérieures à l’association

L’amicale ouvre certaines de ses activités à des personnes extérieures.

1) grand public:

Les journées culturelles, journées d’intégration conférences ou autres manifestations sont ouvertes à tous. Les personnes y prenant part le font sous leur propre responsabilité, ou sous celle de leur tuteur légal, le cas échéant.

2) invités :

Un membre de l’amicale peut inviter des personnes extérieures à participer aux activités, pour découvrir la vie de la communauté Guinéenne ou pour leur faire découvrir. Le membre invitant en avertit le chargé des relations extérieures qui informera à son tour le comité d’organisation ou les membres du bureau. Les personnes y prenant part le font sous leur propre responsabilité, ou sous celle de leur tuteur légal, le cas échéant. L’invitant prend soin de fournir à l’invité les explications et consignes utiles.

Article 14: Disponibilité des membres pour les animations

Les membres étant tous des bénévoles, l’amicale n’est pas dans l’obligation de satisfaire systématiquement chaque demande pour organiser une animation. Elle respecte la disponibilité de chacun.

Lorsque l’amicale a prévu une animation grand public, il est demandé aux membres, dans la mesure du possible, de participer activement à cette manifestation.

 TITRE III: GESTION DES BIENS

 Article 15: Gestion financière

Les ressources financières de l’amicale proviennent des cotisations des membres du bureau, des bénéfices réalisées sur les ventes des cartes de membre, des produits des manifestations organisées par l’amicale, des dons, des subventions et des legs.

Les sommes sont déposées dans une banque de la place avec la présence des membres du bureau exigés par la banque. Quant à l’emploi, il est validé par le bureau une fois que la somme dépasse le montant indiqué à l’annexe 1. Les dépenses concernent les frais liés à l’exécution du programme d’activités, des frais exceptionnels non prévus par le budget annuel et jugés utiles par le bureau. La somme maximale gardée par la commission financière est également indiqué à l’annexe 1. Dans le cas contraire, elle est versée au compte de l’amicale.

 Article 16: Inventaire des biens. 

Un inventaire des biens de l’amicale est réalisé. Il comporte la liste des biens fixes et mobiles, pouvant donc être prêté aux bureaux fédérés ou aux membres.

Cet inventaire est  publié sur le site internet de l’amicale.

Il est remis à jour annuellement.

La commission culturelle et sportive est missionnée comme gestionnaire du matériel culturel et du matériel sportif, tant pour la réalisation et la mise à jour de l’inventaire que pour la gestion des prêts. Il a toute autorité pour la gestion des matériels. Idem pour la commission des affaires académiques.

Article 17: Principes d’utilisation des matériels

L’utilisation du matériel par les membres de l’amicale implique de se conformer à certaines règles, dans un but de bon usage et de pérennité du matériel.

Pour avoir accès à l’usage d’un matériel, il faut :

Ø  être membre de l’amicale possédant la carte de membre et être à jour de sa cotisation au sein de son antenne.

Ø  savoir utiliser le matériel

Ø  être validé par la commission culturelle et sportive.

Le membre s’engage à faire usage du matériel de l’amicale « en bon père de famille », à signaler toute anomalie détectée à la commission.

Article 18: Modalités de prêt des biens de l’amicale

Les biens sont sous la responsabilité d’un gestionnaire, choisi par la commission concernée. L’amicale est prioritaire dans l’utilisation de ses biens.

Modalités de prêt du matériel culturel et sportif:

Le gestionnaire des matériels culturels et sportifs:

Ø  réalise et tient à jour l’inventaire du matériel fixe et mobile donc accessible à l’emprunt

Ø  note, sur un cahier d’entretien, les sorties et entrées des matériels et ceux nécessitant des réparations.

Ø  gère le suivi des emprunts des matériels, à l’aide d’un document écrit, daté, cosigné du gestionnaire et de l’emprunteur lors du prêt et de la restitution du matériel

Ø  organise avec l’emprunteur les modalités pratiques de mise à disposition du matériel et de sa restitution

Ø  rappelle aux emprunteurs les échéances de restitution du matériel

Ø  rend compte au président et au bureau des évènements liés à la gestion du matériel

Le gestionnaire de matériel peut être secondé dans sa tâche par l’autre membre de la commission.

L’emprunteur s’engage à utiliser le matériel de l’amicale « en bon père de famille », en respectant les bonnes pratiques d’usage. Il s’entend avec le gestionnaire du matériel sur les conditions de prêt : lieu, date et modalités de l’emprunt et de la restitution. La durée maximale du prêt est fixée à une semaine. Elle peut être reconductible dans la limite des demandes d’emprunt des autres membres ou de l’utilisation du matériel par l’amicale.

Modalités de prêt des documentations et livres:

La bibliothèque de l’amicale est gérée par le chargé des affaires académiques. Celui-ci met à disposition des membres qui le souhaitent les revues, livres et documents de l’amicale.

Les modalités de prêt et de restitution des documents sont organisées entre le documentaliste et l’emprunteur comme le fait le gestionnaire des matériels culturels et sportifs.

ANNEXES

 

Ø  Annexe 1: Cotisations et autres valeurs

 Cotisation mensuelle…………………………………………………………........ 2 000 FCFA

Cotisation spéciale à voter par les membres du bureau….. ………...5 000 FCFA au maximum

Dépense maximale pouvant être engagée par le président sans l’aval du bureau… 5 000 FCFA

Somme pouvant être gardée par la commission financière…...……10 000 FCFA au maximum

Ø  Annexe 2: moyens de communication

 Liste de diffusion: sur www.gmail.com

Adresse de la liste: aeesgs1@gmail.com

Administrateur de la liste: commission de communication et à l’information

Modérateur de la liste: commission de communication et à l’information

Adresse du site : www.aeesgs.tk

Administrateur du site : désigné par la commission de communication et à l’information

Comité de rédaction du site : formé par la commission de communication et à l’information

 Ø  Annexe 3: matériel de l’amicale et responsables

 ü  inventaire du matériel : à réaliser

ü  gestionnaire du matériel : l’un des chargés des affaires culturelles et sportives

ü  documentaliste : Chargé des affaires académiques

 

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